增强功能

用Spirion发现

Spirion, 以前被称为身份发现者, is the latest tool in the University's mission to reduce its risk from fraud 和 identity theft. Spirion helps users locate 和 easily protect or securely dispose of hidden 和 forgotten 1级 和 2级 data, 例如包含社会安全号码的文件, 信用卡和银行账户信息, 密码, 地址, 以及办公室电脑上的电话号码, 笔记本电脑或电子存储设备. 这个工具应该只提供给教职员工.

足彩外围网站Spirion

Protected data is an all-encompassing term that 包括s any information defined as confidential, 个人, 专有的, 健康保险或医疗信息. For a detailed list of 1级 Confidential Data 和 2级 Internal Use Data, read 信息分类、处理和处置标准.

如果你的电脑或电子存储设备丢失, 通过网络被盗或闯入, 受保护的数据可能从您受损的设备中获得. 在计算机上积累受保护的数据很容易. 仅从日常使用您自己的个人信息(e.g.(如密码、信用卡号码)可能会从交易中保留. Monthly absence reports created on your computer may contain your social security number. 以及被遗忘已久的文件, spreadsheets 和 e-mails may contain student 和 employee Social Security numbers or other identifying information. 根据加州法律, 如果受保护的数据被泄露，大学必须通知受泄露影响的每个人, 或者被合理地认为是, 未经授权人士取得. 管理安全事件的时间和费用损失, damage to the University's reputation 和 possible legal liability makes proactive data clean-up a worthwhile task.

的 ITS服务台 or your assigned Information Technology Consultant (ITC) can assist you with the configuration of a Spirion search. 然而, you must ultimately determine what files to securely retain or securely delete based on your current work requirements or University records retention requirements. 除了, Spirion软件可能会发现您的个人受保护数据, 比如密码, 社会安全号码或财务账户信息, 即使是ITS和ITC的支持人员也应该保密. If you need assistance with configuration, an up-to-date list of campus ITCs is available at 加州大学洛杉矶分校ITC网页

的 search duration is dependent upon the number of drives or media being searched 和 the quantity of files, 计算机上的文件夹和子文件夹以及存储介质. For this reason, clean-up time varies for each individual 和 is difficult to predict. 然而，大多数系统测试人员报告平均扫描花费一个小时或更少. 可以保存搜索结果，并在更方便的时间完成文件清理. 由于可以为同一个操作选择多个文件(例如.g., all checked boxes should be deleted or secured), you can manage your results very quickly. If you choose to secure files, a single password will protect all files, which expedites the process.

Spirion在后台运行，因此您可以继续工作. While there may be some minimal impact on your computer's processing speed during the search process, 测试该系统的人报告说没有影响. But past experience has taught us that having to manage a security incident 和 notify individuals about the loss of their 个人 information can take away hundreds of hours from University work, 让花在主动清理上的时间成为一项非常值得的任务.

控件可以暂时暂停正在进行的搜索 暂停 按钮 Main 色带上的标签. 的 暂停 按钮在同一个地方 开始 按钮，并自动从 开始 to 暂停 当搜索开始时. 一旦你点击 暂停，将自动更改为 重新开始 button. 要继续搜索，请单击 重新开始 按钮，它与 暂停 和 开始 按钮 Main 丝带. 

是的, 您可以配置Spirion扫描计算机的硬盘驱动器, 所有的cd和dvd都在驱动器里, 和 finally all external electronic storage devices that are plugged into the computer's USB ports. 可同时插入多个外部电子存储设备, 但它们受到可用USB端口数量的限制.

  • 请注意: It is not advisable to leave external electronic storage devices unattended if you chose to scan your computer after working hours.

业务流程可能允许将敏感数据下载到工作站上. 我们希望减少这些敏感数据泄露的机会. 这就是我们 定义文件处理周期 对于员工/教职员工. 我们目前建议采用以下资料保护技术:

  1. 创建一个 私人 SharePoint团队网站.
  2. 使用密码保护功能加密文件/文件夹.

  • If you have a computer that receives automatic computer patches 和 updates from ITS Baseline 服务, 那么Spirion已经在你的电脑上了. 的 图标 on the desktop is the side profile of a white "sniffing" dog on a blue background

有五个选项-撕碎，擦洗，安全，隔离和忽略. 但并不是每种选择都适用于每种类型的计算机或文件. 取决于文件在计算机上的位置, 可用选项将出现在主功能区中.

  1. 分解 使用国防部的擦除标准来永久删除文件.
  2. 擦洗 删除个人信息并保留所有其他内容. 此功能仅适用于在Office 2007及以后版本中创建的文件.
  3. 安全 使用特定于应用程序的加密对文件进行密码保护.
  4. 检疫 moves the highlighted file to a quarantine location 和 permanently shreds it from its original location.
  5. 忽略 允许指定的物品被Spirion忽略.

更多更详细的用户指南，请访问 Spirion 网站.

使用Spirion

 Baseline-supported电脑

For computers connected on-campus that automatically receive ITS issued updates 和 patches, Spirion软件应该已经安装好了. 的 图标 on the desktop looks like the side profile of a white "sniffing" dog on a blue background. Spirion application 图标 is the side profile of a white "sniffing" dog on a blue backgroundSpirion shortcut on your desktop

 

 Non-Baseline-supported电脑

If your computer is not an ITS baseline supported computer 和 the Spirion software is not installed, 请与 ITS服务台 电话:(323)343-6170寻求帮助.

打开Spirion

 

窗户电脑:

  • Double-click the Spirion application 图标 is the side profile of a white "sniffing" dog on a blue backgroundSpirion shortcut on your desktop. 如果Spirion快捷方式不在您的桌面上, 点击窗户开始菜单, 向下滚动并单击Spirion文件夹并选择Spirion应用程序. 

对于macOS计算机:

  • 按下 

    苹果键盘上的启动板按钮.  键盘上的“发射台”键. 你也可以点击 火箭船图标灰色图标和黑色“火箭船”." gray "rocket" 图标 on your Dock 和 search for "Spirion" in the text field at the top of your screen. 点击Spirion.

Spirion概要

  • 的 first time you use Spirion you will see a dialog box for setting up your new Spirion概要. 以前创建概要文件的用户可以跳过此步骤.

  • 输入密码后，您就完成了个人资料的设置. 该配置文件对于登录到窗户的用户是唯一的. Creating a Profile allows you to save settings 和 securely save any information that has entered into Spirion. 点击“确定”，然后点击“下一步”.”

窗户

 

现在开始搜索，继续搜索向导，并打开高级界面

的 搜索向导 是快速和易于使用，并为您提供三种选择:

  • 立即开始搜寻:立即开始搜索当前设置.
  • 继续搜索向导: Use the wizard to start a search with pre-defined template or quickly set basic configuration information 和 then start a search.
  • 打开高级界面:使用主应用程序界面配置搜索. 

下面详细介绍了这三个选项.

  • 请注意: "立即开始搜寻"和"继续搜索向导都是推荐的.

现在开始搜索

  • 选择“立即开始搜索”,” Spirion will begin searching the computer for sensitive information including Social Security Numbers (SSNs), 出生日期(强加于人), 还有信用卡号.

继续搜索向导

通过选择“继续搜索向导，有五个选项:

  • 配置搜索:配置Spirion搜索特定类型的数据，如ssn, 信用卡号码(ccn), 密码, 银行帐号, 驾驶执照, 强加于人, 电话号码, 电子邮件地址, 个人地址, 护照号码, 和个人健康信息(PHI).
  • 标准:搜索ssn, ccn和密码在您的网页浏览器，电子邮件(i.e. Microsoft Outlook应用程序内的电子邮件).
  • pci dss 2.0:搜索 支付卡行业数据安全标准(PCI DSS) 在浏览器、电子邮件和整个计算机上的公共文件中.
  • HIPAA /高科技:搜索 个人健康信息(PHI) 在浏览器、电子邮件和整个计算机上的公共文件中.
  • 全面的:在整个电脑上搜索所有常见的个人信息. 

When data types are selected, choose a location on the computer to conduct the search.

  • 我的文档: specifies that Spirion will search the currently logged in user’s 我的文档 和 User Settings 文件夹s.
  • 我的电脑: specifies that Spirion will search all drives (removable 和 local) on your computer.
  • 自定义文件夹:允许您指定任何驱动器，文件夹或文件夹集进行搜索. 当您选择自定义文件夹和空白旁边的省略号时, 将打开下面的对话框. 再次单击省略号并选择要搜索的特定文件夹.

 

MAC

 

搜索设置

的 following set-up instructions are for configuring a search on Spirion with computers running macOS.

  • After entering your password for your Spirion概要, you are prompted with a window entitled 搜索设置. 点击 取消，目前为止. 我们将在以下步骤中配置搜索. 
  • 接下来，您将看到主Spirion界面. 窗户上有一条横着不同颜色的丝带 图标 穿过顶部.
  • 的 数据类型 图标 allows you to select which forms of sensitive data you want the Spirion search to identify, 如:
    • 社会安全号码(SSN), 信用卡号码(CCN), 密码条目, 银行帐号, 驾驶执照, 强加于人, 电话号码, 电子邮件地址, 个人地址, 护照号码, 和个人健康信息(PHI).
  • 与 数据类型 图标, 文件 图标允许您启用 文件搜索. 点击 文件 图标，然后选择 启用文件搜索.
    • 请注意: 文件搜索 ，以便Spirion能够搜索存储在您计算机上的文件. 
  • 接下来，我们启用了 文件搜索，点击 文件 图标，鼠标移到 文件位置. 您将有三个选择:
    • 电脑:精灵将搜索你的整个 电脑 (桌面、文档、下载、库、电影、音乐和图片文件夹).
    • 文档:精灵只会搜索你的 文档 文件夹.
    • 自定义: Spirion允许您指定要使用哪个文件夹 包括 or 排除 从搜索中. 这可能有助于用户谁想要搜索可移动驱动器的敏感数据.
  • 选择数据类型后, 启用文件搜索, 并配置Spirion将在哪里搜索您的计算机, 开始搜索 开始 色带上的图标.

暂停搜索

  • 控件上的暂停按钮可以暂时暂停正在进行的搜索 Main 色带上的标签. 的 暂停 按钮在同一个地方 开始 按钮，并自动从 开始 to 暂停 当搜索开始时. 一旦你点击 暂停，将自动更改为 重新开始 button. 

  • 暂停搜索 may be beneficial if you need to interact with a certain result 和 you find incoming results distracting. It is also helpful if you need to temporarily pause Spirion because it is affecting the performances of your computer. 

恢复搜索

  • 要继续搜索，请单击 重新开始 按钮，它与 暂停 和 开始 按钮 Main 丝带. 

停止搜索

  • 如果要停止当前搜索，请单击 停止 按钮 Main 色带上的标签. 它将不可能恢复搜索，一旦你点击 停止. 

  • 一旦你点击 停止， Spirion将需要一些时间来完成当前的过程. 您将看到一个对话框，通知您它的状态. 如果当前被分析的位置很大或很复杂, 斯皮里恩可能要花很长时间才能停止你的搜寻. 

    • 的 向导 图标将弹出“结果向导”. 
    • 的 先进的 图标将带您回到主Spirion界面. 
    • 的 另存为 Icon将保存搜索结果以供以后使用. 
    • 的 提醒 图标将为您提供几个时间选项. Spirion will minimize itself to your system tray 和 remain there until the specified period of time has passed. 如果你想快点把Spirion带回来，你可以双击 系统托盘 图标. 

查看搜索结果

的 状态窗口 提供当前搜索的实时摘要.

  • 进度条:描述当前位置类型的完成百分比. 
  • 整体: Depicts how far into the total number of location types of your computer you will search. 
  • 包含数据匹配的位置: This is the total number of items searched so far that contain at least one Data Match.
  • 搜寻地点总数这是到目前为止在你的电脑上搜索过的所有类型的项目的总数.
  • 数据匹配总数:这是迄今为止在所有位置找到的数据匹配的总数. 
    • 请注意如果你把 状态窗口，你可以通过点击状态窗口来切换 Main 色带上的标签.